[心得]《一流工作者都在用的待辦清單》讀後感

圖文心得: https://maxjamesread.com/to-do-list-formula/ 待辦清單應該是最廣為人用的時間管理工具之一。但你是否常常列了一堆清單，卻無法有 效完成，反而被堆積如山的任務給壓得喘不過氣呢? 其實，你並不孤單。 根據生產力App 開發商 iDoneThis所提供的調查數據: 居然有41%的待辦事項從未被完成 。把要做的事列下，再一一完成，乍看應是很有生產力的模式才對。究竟為什麼許多待辦 清單總是失效呢? 今天想談的是這本《一流工作者都在用的待辦清單》。作者深入解析了待辦清單這項工具 ，拆解出常見問題，並給出解方，帶你設計能真正完成的待辦清單。 【7大待辦清單地雷】 首先，作者整理出了7大地雷，大家可以對對看自己是否踩到而不自知: 1. 誤解待辦清單的目標 為什麼要建立待辦清單呢? 你可能會說: 「要完成任務阿。」基本上沒錯，但更聚焦的說 ，待辦清單應該要能管理任務專案和凸顯重要事情。簡單講，就是確保你完成正確事情的 工具，而不是要幫助你完成所有事項。 2. 忽略截止日期 如作者所言，沒有截止日期的待辦清單，就是一個願望清單而已。沒有時間壓力，往往就 不會真正有作為。 3. 清單太長 過長的清單，乍看很詳細，面面俱到，但往往只會分散自己的注意力。一旦沒能力完成， 就彷彿每個項目，都在提醒自己是多麼的失敗。不但不切實際，而且會讓自己相當沮喪。 同時，太多清單，也意味著太多選擇。這會造成所謂決策疲勞的現象。最終，反而會造成 決策趨避，也就是逃避選擇，反而去做其他雜事，像是看臉書、滑IG。 4. 清單變異性過多 清單範圍太廣，比方說，三分鐘就能完成的任務被放在三周才能完成的事項旁。簡言之， 各任務沒有關聯，變異性過大，無法聚焦。 5. 沒有為任務加上情境脈絡 沒有相關脈絡說明，你很難知道那些任務值得你的關注。比方說，如果你只寫下: 打給客 戶。那究竟是今天要打還是明天? 要講多久? 談話的細節、目標又是什麼? 6. 定義過於廣泛 如果你寫下「架設部落格網站」這個待辦事項，其實一點幫助也沒有，因為你毫無頭緒， 也不知道要如何執行。這其實是屬於一個專案的等級，需要許多任務組合才能達成。 7. 任務沒有與特定目標連結 比方說，許多人會寫下: 今天要去健身房重訓1小時。乍看很具體，可執行，但往往卻從 未達成。原因就是，你並沒有將這任務與你的長期目標連結。重訓的目標是為了更健康? 讓體態更好? 還是你只是看大家都在重訓就跟風? 【10大待辦清單原則】 為了掃除這些待辦清單地雷，作者提出待辦清單的10大原則，釐清盲點，幫助大家脫離待 辦清單苦海。 1. 區隔當前任務與未來任 不要一股腦把所有待辦都寫在同一份清單中，而是要根據進行時間來做區分。作者建議將 當天需要完成的任務寫成一份每日待辦清單 (當前)，其他則移到另一份總清單 (未來)中 。這樣便可專注在當天的行動上。 2. 根據預期成果定義任務 很多時候會無法推動待辦事項，往往是不知道其目的是什麼，而選擇拖延。最簡單的做法 就是將待辦任務賦予原因。比方說，寫下打電話給父母。可以加上理由: 是單純問候? 或 是想邀他們周末共進晚餐? 3. 把專案拆解成多項單獨任務 過大的待辦事項，需要去拆解成可完成的任務步驟。不然，在沒有足夠時間或精力的情況 下，往往就會選擇拖延。比方說，今天寫完部落格文章，可以先拆成今天寫完文章開頭。 4. 為每項任務設定截止日期 如上述說的，任務需要有截止日。但作者也強調，截止時間其實是彈性的，不用太精確， 像是「八月底」這樣的設定就足夠了，可再依實際狀況更改。重點是要給自己承諾，並思 考自己提出這個時間的理由是什麼。 5. 把當前任務限制在七項 這點其實要搭配後面提到的批次清單來使用。作者建議需要花15分鐘以上完成的任務，才 把它列入待辦清單中，其他短任務就通通整理到批次待辦清單中。少於七項才不會對自己 造成太大壓力，也才能逼自己思考什麼事項是真正重要的。 6. 依據專案、類型或地點來管理任務 作者認為要針對不同情境，建立情境清單 (與每日清單獨立開來)。建議可以針對專案、 類型和地點建立不同清單。比方說，幫寫部落格建立一個獨立的待辦清單。區分分析型或 是創造型工作，建立個別清單。或是針對在辦公室這個情境建立清單。 7. 刪去清單上不必要的任務 像是「我要減肥」這樣的任務，便需要刪去，因為太過籠統，不知道怎麼執行。像這樣的 願望型任務，應該要用專案來解決，而不是把它當待辦事項列下。 此外，也要思考任務本身的重要性，釐清自己真正要的是什麼，將不是真心想做的事果斷 刪除。 8. 估計完成每項任務所需的時間 估計任務用時，可以幫助你選擇每日清單上的任務，讓你更好的規劃每天的行動。如果只 是單純將事項寫下，最後才發現時間不足，無法全部完成，那許多待辦事項就變成了不辦 事項。 9. 使用主動式動詞引導每項任務 作者認為使用像是啟動、購買、完成、檢查、打電話這類去體的動詞來書寫待辦事項，可 以增加執行驅動力。比方說，寫下與父母共進早餐，就缺乏動詞。可以改寫成: 打電話給 父母，安排早餐時間。 10. 留意哪些任務需要其他資源的投入 有時候並不是事情很重要就能優先做，需要有相關資源配合。比方說，你負責完成的應收 帳款報告，可能會需要銷售部門同事提供資料。作者建議，可以將需要的資源細節直接寫 在待辦事項旁，方便參考。 【8大待辦清單有效運作要訣】 如果你遵循上述原則建構清單系統，那現在你應該會有三種清單: 總工作清單、情境清單 和每日待辦清單，相信這已經能大幅增加任務執行力。 但要確保這套任務系統順流暢運作仍需要一些小撇步，這裡作者介紹了8項幫助你維持有 效待辦清單的要訣。 1. 把「微型任務」列在批次處理清單上 前面提到小於15分鐘的任務，可以整理在一起。如此，你便可以設定一段時間，專心處理 這些雜事，將他們一網打盡。 2. 對挫敗保持警覺 任務管理系統最要命的威脅，就是力不從心感。作者警告，如果讓這些感受在腦裡生根， 將會澆熄你的動力並阻礙你的創造力。因此，當你有這樣的感受時，就必須檢視自己的任 務系統是否需要整頓了。 3. 根據情境定義你的清單 這部分其實在上述的步驟6，已經講過了。但是作者覺得這個概念值得再重複說一次 (我 覺得不用...)，這裡就不贅述了。 4. 進行每周回顧 對待辦清單的回顧，是許多人會忽略的一環。但這可以幫助你評估各項目標進展，並重新 排定任務的優先順序。作者會在周日晚上進行每周回顧，建議大家可以選一個自己有空的 時段專心的來做回顧。以下是作者建議的11項每周回顧步驟: 1.收集所有待辦清單，包括總清單和情境清單 2.將想到的新任務或專案加到總清單 3.將新專案拆成任務 4.根據情境分類新任務 5.清空各類收件匣，比方說你的電子信箱 6.審查總清單和情境清單，刪去不需要的任務 7.留意重要且緊急的任務，將它們標為每日待辦清單的候選事項 8.留意需要等待他人提供資源的任務，寫下預計收到資料的時間，以利追蹤 9.檢查當前高價值任務的截止日期 10.為新增到總清單和情境清單中的新任務，設定截止日期 11.查看下一周行事曆，根據可用時間建立每日待辦清單 5. 更新你的目標清單 上面提到，需要把任務和目標連結。這裡可以參考《Goals！沒有目標，你哪裡都到不了! 》中給的建議來建立目標。有了具體目標並更新回顧，可以幫助你更有動力完成待辦清單 上的任務。 6. 避免陷入方法論的困境中 在時間管理領域，由於資訊爆炸的關係，往往會讓人陷入方法論困境，不知道要怎麼選擇 、整合並應用。作者提醒，任何生產力系統，都是為了幫助你如期完常正確的事情。不要 迷失在方法論中，而忘記了這最基本的初衷。 7. 建立且遵循適合你的系統 沒有完美的系統，只有適合自己的。對他人有用的方法，可能你就是無法操作。重點是: 你的系統應該能幫助自己讓工作流程更順暢。 8. 持之以恆 不管有了再好的系統，無法持之以恆，一切就是徒然。要建立一套可以順利運作的系統， 而不是壓垮自己的系統。 【總結】 總的來說，作者在書中點出許多待辦清單盲點，也提出解決辦法。同時，書末也貼心提供 練習冊，讓你可以有所依循的來修改自己的待辦系統。 很喜歡作者說的: 「不追求完美，跌倒後站起來就好，並試者找出原因。」完美的系統是 不存在的，能做的就是不斷學習並調整。任務管理的重點並不是系統本身，而是藉系統性 的規劃，一步步接近自己的目標。 如果你是剛開始學習時間管理技巧，這本書可以提供你簡要的執行方向。如果你已經有一 套可運作系統，這本書也可以給你一些優化的想法。願大家都能找到最適合自己的模式囉 ! -- ※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc), 來自: 111.254.62.154 (臺灣) ※ 文章網址: https://www.ptt.cc/bbs/book/M.1602072760.A.F8B.html